平時我們經常使用Excel統計數據，如果統計的品類較多，在查詢統計結果時就需要在列表中進行費力地查找和排序。以下面的表格為例，如果要統計PVC-1產品銷售和，因為有多個部門銷售，求和就需要先對產品進行排序，然后再求和。重新排序后會破壞原來表格的排列，而且每查詢一個產品還需要重新排序、求和，操作起來十分不便。現在我們可以使用“數據驗證的下拉列表+統計求和”的方式解決這個問題，這樣只要在下拉列表選擇品類即可快速看到統計結果（圖1）。

圖1 下拉+統計示例

從示例圖表可以看到，這個組合主要是由“數據驗證”+“求和”組成，因此要實現這一效果，我們需根據原始數據將對應的類別整合在“數據有效性”下拉列表中，同時將對應數值的和統計出來。

首先設置數據有效性下拉列表，因為這里有多個部門銷售同一種產品（比如銷售一部和銷售二部都有銷售PVC-1）。為了方便進行篩選，先將表轉化為動態表格，全選表格內容后，點擊“插入→表格”，切換到“表格工具→設計”，勾選其中的“標題行”、“鑲邊行”、“篩選按鈕”（圖2）。

圖2 轉換表格

接著復制D2:D25單元格中的內容到M2:M25單元格，在M1單元格中輸入“序列”，選中M2:M25單元格中的內容，點擊菜單欄的“數據→刪除重復項”，在打開的窗口中勾選“全選”和“數據包含標題”，點擊“確定”（圖3）。

圖3 刪除重復產品

經過上面的操作后，重復產品的數據會自動刪除，只保留其中唯一的產品值，這些數值就可以作為數據有效性的序列數據了（圖4）。

圖4 保留唯一產品值

定位到J1單元格中輸入“選擇查詢產品”，K1單元格中輸入“銷售額”，接著定位到J2單元格，點擊菜單欄的“數據→數據驗證→設置”，在允許列表中選擇“序列”，在“來源”后面點擊數據源，接著選擇“M2:M6”數據（即上述去重后的序列數據），點擊“確定”完成設置（圖5）。

圖5 數據驗證設置

現在從J2單元格展開下拉列表中就可以依次選擇上述的產品內容了。接下來就要在K2單元格中設置求和數值。求和借助SUMIF函數完成，定位到K2單元格中輸入公式“=SUMIF(表1[產品],J2,表1[金額])”，當我們在J2單元格的下拉列表中選擇產品時，在K2單元格中就會自動顯示對應的金額，如此一來查詢數據明顯方便了很多（圖6）。

圖6 求和函數設置

小提示：

上述公式中，“表1[產品]”參數表示的是求和的條件范圍是在“表1的產品字段列”，這里的“表1”是上述執行“插入→表格”操作中動態表格默認的名稱（切換到“表格工具→設計→表名稱”，可以自定義設置）。參數“J2” 表示條件，求和的條件是在產品序列里J2顯示的指定產品（隨著下拉列表的選擇會動態進行變化，求和條件也同步進行變化）。參數“表1[金額]”求和范圍是“表1的產品金額列”，即在J2選擇產品后對H列對應產品的金額進行求和。

因為我們使用的是動態表格（求和條件和范圍是通過表格的字段來設置），完成上述設置后，以后如果需要添加數據，比如在A26:H26單元格中增加了PVC-6的銷售數據，那么K2單元格中的求和也會同步發生變化。

SUMIF是單條件的求和，如果是多條件的求和，我們還可以借助SUMIFS來完成。假設現在需要同時查詢部門和指定產品的銷售數據和，如查詢銷售一部的PVC-1銷售數據。同上在I1單元格中輸入“部門查詢”，在I2單元格中再設置一個數據有效性驗證序列（序列的內容為銷售一部到銷售三部）。定位到K2單元格輸入函數“=SUMIFS(表1[金額],表1[部門],I2,表1[產品],J2)”，即可同時對部門和產品兩個條件進行查詢（圖7）。

圖7 多條件求和查詢

小提示：

參數“表1[金額]”表示“求和的范圍”是表1[金額]字段下的數值，參數“表1[部門]”表示條件的范圍是[部門]字段，參數“I2”表示求和的條件是單元格顯示的具體部門，參數“表1[產品],J2”則分別對應范圍是[產品]字段，求和條件是“J2”顯示的產品名稱。如果有多個條件，繼續添加“條件范圍”、“條件”參數即可，比如可以添加“表1[訂單ID],N2”，增加產品對應的訂單ID的查詢。

如果部門和產品很多，可以進入“數據→數據驗證→設置”，在允許列表中選擇“任意數值”，這樣只要在I2和K2單元格中自行輸入部門和產品數值即可進行查詢。如果統計的報表很多，我們可以新建一個工作表專門用于查詢，同上在每個原來有數據的工作表中插入動態表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此類推。那么只要在“查詢表”中的C3單元格中輸入公式“=SUMIFS(表2[金額],表2[部門],A3,表2[產品],B3)”（需要查詢哪張表格數據，這里就將表名稱和字段修改為對應的名稱即可），就可以在一張專用表中非常方便地查詢其他工作表的所有數據了（圖8）。

圖8 專門查詢表