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        辦公小技巧_Excel數據匯報更快捷_即拉即

        放大字體  縮小字體 發布日期:2021-09-09 22:21:05    作者:宮志強    瀏覽次數:9
        導讀

        平時我們經常使用Excel統計數據,如果統計的品類較多,在查詢統計結果時就需要在列表中進行費力地查找和排序。以下面的表格為例,如果要統計PVC-1產品銷售和,因為有多個部門銷售,求和就需要先對產品進行排序,然后

        平時我們經常使用Excel統計數據,如果統計的品類較多,在查詢統計結果時就需要在列表中進行費力地查找和排序。以下面的表格為例,如果要統計PVC-1產品銷售和,因為有多個部門銷售,求和就需要先對產品進行排序,然后再求和。重新排序后會破壞原來表格的排列,而且每查詢一個產品還需要重新排序、求和,操作起來十分不便。現在我們可以使用“數據驗證的下拉列表+統計求和”的方式解決這個問題,這樣只要在下拉列表選擇品類即可快速看到統計結果(圖1)。

        圖1 下拉+統計示例

        從示例圖表可以看到,這個組合主要是由“數據驗證”+“求和”組成,因此要實現這一效果,我們需根據原始數據將對應的類別整合在“數據有效性”下拉列表中,同時將對應數值的和統計出來。

        首先設置數據有效性下拉列表,因為這里有多個部門銷售同一種產品(比如銷售一部和銷售二部都有銷售PVC-1)。為了方便進行篩選,先將表轉化為動態表格,全選表格內容后,點擊“插入→表格”,切換到“表格工具→設計”,勾選其中的“標題行”、“鑲邊行”、“篩選按鈕”(圖2)。

        圖2 轉換表格

        接著復制D2:D25單元格中的內容到M2:M25單元格,在M1單元格中輸入“序列”,選中M2:M25單元格中的內容,點擊菜單欄的“數據→刪除重復項”,在打開的窗口中勾選“全選”和“數據包含標題”,點擊“確定”(圖3)。

        圖3 刪除重復產品

        經過上面的操作后,重復產品的數據會自動刪除,只保留其中唯一的產品值,這些數值就可以作為數據有效性的序列數據了(圖4)。

        圖4 保留唯一產品值

        定位到J1單元格中輸入“選擇查詢產品”,K1單元格中輸入“銷售額”,接著定位到J2單元格,點擊菜單欄的“數據→數據驗證→設置”,在允許列表中選擇“序列”,在“來源”后面點擊數據源,接著選擇“M2:M6”數據(即上述去重后的序列數據),點擊“確定”完成設置(圖5)。

        圖5 數據驗證設置

        現在從J2單元格展開下拉列表中就可以依次選擇上述的產品內容了。接下來就要在K2單元格中設置求和數值。求和借助SUMIF函數完成,定位到K2單元格中輸入公式“=SUMIF(表1[產品],J2,表1[金額])”,當我們在J2單元格的下拉列表中選擇產品時,在K2單元格中就會自動顯示對應的金額,如此一來查詢數據明顯方便了很多(圖6)。

        圖6 求和函數設置

        小提示:

        上述公式中,“表1[產品]”參數表示的是求和的條件范圍是在“表1的產品字段列”,這里的“表1”是上述執行“插入→表格”操作中動態表格默認的名稱(切換到“表格工具→設計→表名稱”,可以自定義設置)。參數“J2” 表示條件,求和的條件是在產品序列里J2顯示的指定產品(隨著下拉列表的選擇會動態進行變化,求和條件也同步進行變化)。參數“表1[金額]”求和范圍是“表1的產品金額列”,即在J2選擇產品后對H列對應產品的金額進行求和。

        因為我們使用的是動態表格(求和條件和范圍是通過表格的字段來設置),完成上述設置后,以后如果需要添加數據,比如在A26:H26單元格中增加了PVC-6的銷售數據,那么K2單元格中的求和也會同步發生變化。

        SUMIF是單條件的求和,如果是多條件的求和,我們還可以借助SUMIFS來完成。假設現在需要同時查詢部門和指定產品的銷售數據和,如查詢銷售一部的PVC-1銷售數據。同上在I1單元格中輸入“部門查詢”,在I2單元格中再設置一個數據有效性驗證序列(序列的內容為銷售一部到銷售三部)。定位到K2單元格輸入函數“=SUMIFS(表1[金額],表1[部門],I2,表1[產品],J2)”,即可同時對部門和產品兩個條件進行查詢(圖7)。

        圖7 多條件求和查詢

        小提示:

        參數“表1[金額]”表示“求和的范圍”是表1[金額]字段下的數值,參數“表1[部門]”表示條件的范圍是[部門]字段,參數“I2”表示求和的條件是單元格顯示的具體部門,參數“表1[產品],J2”則分別對應范圍是[產品]字段,求和條件是“J2”顯示的產品名稱。如果有多個條件,繼續添加“條件范圍”、“條件”參數即可,比如可以添加“表1[訂單ID],N2”,增加產品對應的訂單ID的查詢。

        如果部門和產品很多,可以進入“數據→數據驗證→設置”,在允許列表中選擇“任意數值”,這樣只要在I2和K2單元格中自行輸入部門和產品數值即可進行查詢。如果統計的報表很多,我們可以新建一個工作表專門用于查詢,同上在每個原來有數據的工作表中插入動態表,比如在Sheet2中插入“表2”,依此類推。那么只要在“查詢表”中的C3單元格中輸入公式“=SUMIFS(表2[金額],表2[部門],A3,表2[產品],B3)”(需要查詢哪張表格數據,這里就將表名稱和字段修改為對應的名稱即可),就可以在一張專用表中非常方便地查詢其他工作表的所有數據了(圖8)。

        圖8 專門查詢表

         
        (文/宮志強)
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